マイナンバー制度は平成28年1月からスタートします。

導入に向けて会社がやるべきことは、大きく分けると2種類。

1つは、セキュリティを整えること。
もう1つは、社内の規則を整えること。

この2つです。

社内の規定を整えるとは、4つの規定を整備し、必要な書類をそろえることです。

4つの規定は、
1.取扱規定
2.基本方針
3.管理規定
4.就業規則
の4つです。

1つめの取扱規定は、文字通り、マイナンバーをどう取り扱うかというマニュアルです。

マイナンバーをどうやって集め、どうやって保管し、どうやって廃棄するのか。といった内容です。

一連の業務の中でマイナンバーを適切に扱うためのマニュアルですから、従業員に徹底しなければいけません。

2つめの基本方針も、全ての会社に作成が義務づけられています。

マイナンバーを提供してもらう際に、何かあった場合の連絡先を書いて渡すものです。

A4の用紙1枚程度の分量ですが、大事なものです。

必ず用意しておきましょう。

3つめの管理規定は、必ず定めなければいけない、就業規則の一部です。

就業規則に入れてもいいのですが、条文が多いので、賃金規定のように独立させた方が便利なのです。

具体的には取扱規定に定めますので、大枠のルールを決めておきます。

どんな会社であっても、マイナンバーの管理について明確化する義務があります。

従業員が10人未満の会社であっても、管理規定を作っておく方がいいでしょう。

4つめの就業規則については、管理規定を作った場合には「管理規定による」、と一文を入れるだけで済みます。

ですが、管理規定を作らないのであれば、マイナンバーの利用目的や情報を漏らした場合の懲戒規定など、就業規則のあちこちにマイナンバーの取扱について追加する必要があります。

必要な書類については、後編をご覧下さい。