マイナンバー制度導入にあたり、会社が必ず準備する書類は以下の7つです。

1つめは個人番号利用目的同意書兼個人番号通知書。

これは、従業員に自分自身と家族のマイナンバーを提供してもらう時に渡します。

就業規則にも載せますが、マイナンバーを集める際にも改めて利用目的を通知し、同意を得ておきます。

2つめは委任状。

これは、従業員に扶養されている配偶者、いわゆる3号の奥さんがいる場合の書類です。

本当は、3号の奥さんは、直接会社にマイナンバーを提供しなければいけませんが、現実的ではありません。

そこで、従業員が奥さんよりマイナンバーを預かり、本人確認もし、会社に渡す。つまり、従業員が奥さんの代理人となって会社にマイナンバーを提供するという手続きをとります。

そのため、奥さんから従業員への委任状が必要となるのです。

3つめは誓約書。

これは秘密保持に関する誓約書です。

担当者、管理者になった従業員は、他人のマイナンバーをみることができます。

このマイナンバーを漏洩しないよう、誓約書をとっておくのです。

これは担当者や管理者が代わる度に書いてもらいます。

4つめはマイナンバー提供の記録。

これはマイナンバーの提供をいつ頼み、いつ受け取ったかを記録しておくものです。

従業員の中には、なかなか提供してくれない方も出てくると思われます。

その時は、何回も頼んだが提供してもらえないと書いておくと、後に会社が責任を負わなくて済みます。

5つめは特定個人情報の運用状況記録票。

これは、実際に集めたマイナンバーを何に使ったか、従業員ごとにまとめて記録しておくものです。

マイナンバーを受け取ってから実際に書類に書き込み、役所に提出し、控えの保管期間経過後は処分する。

この一連の流れは全て記録しておかなくてはいけません。そのための記録票です。

6つめは鍵貸し出し管理台帳。

これは、紙ベースでマイナンバーを保管している場合に必要です。

たとえば従業員から集めた通知カードのコピーなどを綴じたファイルをしまっておくロッカーは、鍵がかからなくてはいけません。

書類を作成するためにそのファイルを取り出し、使った後にきちんと鍵をかけてしまったことを記録しておくための台帳です。

7つめは特定個人情報持ち出し記録簿。

これはさきほどの通知カードのコピーファイルや、マイナンバーが載っている申請書控えのファイルを持ち出す際に管理する記録簿です。

以上、面倒と思われるかも知れませんが、従業員100人未満の会社が最低限やらなくてはいけないことばかりです。

会社を守るための手段です。

もし情報が漏洩した時に、会社はしっかり管理していると主張するために、最低限の体制は整えておきましょう。